Für den guten Kontakt zwischen den Ordens- und Säkularinstituten und dem Bischof von Aachen sorgt das Ordensbüro im bischöflichen Generalvikariat unter der geschäftsführenden Leitung von Birgit Triesch.
Ordensreferent ist Msgr. Pfr. Dr. Stefan Dückers, seine Mitarbeiterin Sr. Birgitt Maria Adelfang SND. Alle Anliegen der Ordens- und Säkularinstute werden in enger Zusammenarbeit mit dem zuständigen Bischofsvikar, Weihbischof Karl Borsch, behandelt. Die Gemeinschaften sollen sich in das diözesane Leben eingebunden wissen.
In der Vollversammlung der Ordens- und Säkularinstitute sind die geistlichen Gemeinschaften des Bistums durch entsandte Delegierte vertreten.
Bei den zweimal jährlich stattfindenden Treffen geht es u.a. um Informationsaustausch, Vernetzung und Dialog untereinander und mit der Bistumsleitung.
Der Vorstand der Vollversammlung organisiert und koordiniert in Zusammenarbeit mit dem Ordensbüro gemeinsame Veranstaltungen auf Bistumsebene wie Ordenstage, Tag der offenen Klöster u.ä. Sprecher der Vollversammlung ist zurzeit Pfr. Bernd Schmitz CO.